POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA. establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1.    IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

 

NOMBRE DE LA EMPRESA: COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA., sociedad comercial identificada con NIT. Nº. 830.083.726-5, constituda como una empresa colombiana, con el objeto social de prestar los servicios de seguridad privada.

DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 11c No. 117 – 50 Of 301

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: www.alferezltda.com

TELÉFONO: +57 (1) - 2151823

2.   OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA., permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre el Responsable y el Titular con relación al tratamiento de su información; informar al Titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y comunicar los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3.    ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA. como Responsable del tratamiento de Datos Personales.

 4.   DEFINICIONES

 ·   Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

·   Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·  Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

·   Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·   Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

·   Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.

·  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

·  Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

·  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

·  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

5.   PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6.  DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la División de Calidad, encargada de la Protección de Datos Personales. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico protecciondatospersonales@alferezltda.com, o a través de comunicación escrita radicada en la carrera 11C # 117-50 Of 301 de la ciudad de Bogotá.

7.    AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el Tratamiento de Datos de carácter Personal COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1  Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a)    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b)    Datos de naturaleza pública;

c)    Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)   Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e)   Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.    DEBERES DE COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMPAÑÍA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ALFEREZ LTDA. como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b)   Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c)   Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e)  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f)   Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h)  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i)   Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j)   Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k)   Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l)   Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n)   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.